Un unico interlocutore per semplificare la gestione del servizio di stampa in circa 250 postazioni.
Nel 2013 entriamo per la prima volta nelle sedi dell’Opera Don Orione. Le diverse strutture operano con propri referenti e, fino a quel momento, con una gestione autonoma anche nella scelta e nell’assistenza delle stampanti. Il risultato è una realtà frammentata, nella quale guasti, richieste di assistenza, materiali di consumo e nuovi acquisti coinvolgono persone e fornitori differenti.
L’esigenza dell’Opera Don Orione è chiara: avere un unico interlocutore per le diverse strutture, capace di semplificare la gestione e di sollevare la funzione IT dal carico delle problematiche operative e tecniche successive all’installazione.
Presentiamo così il servizio di Aaron, assumendoci la responsabilità della gestione dell’intero processo.
Un passo alla volta, non una rivoluzione
La fiducia non si costruisce in un giorno. Affidare a un fornitore esterno un processo consolidato, anche quando presenta margini di miglioramento, richiede una scelta ponderata.
Per questo decidiamo di procedere gradualmente, una struttura alla volta, dimostrando sul campo l’efficacia del modello.
Oggi le macchine fornite e gestite da Aaron presso le sedi dell’Opera Don Orione sono circa 250. Negli anni il rapporto con i referenti delle singole strutture si è consolidato e la gestione delle problematiche legate al servizio di stampa è progressivamente passata in carico ad Aaron.
Cosa significa “gestita” in pratica
Dietro al referente unico c’è un sistema che monitora costantemente le periferiche installate nelle diverse sedi: contatori di stampa, livelli dei toner e stato delle macchine vengono controllati centralmente, permettendo ad Aaron di intervenire spesso prima ancora che una necessità diventi un problema per chi utilizza quotidianamente i dispositivi.
Quando un toner si avvicina all’esaurimento, ad esempio, il riordino può partire automaticamente, senza che il personale della struttura debba verificarne la disponibilità o effettuare una richiesta.
Lo stesso principio vale per le anomalie tecniche: dove possibile vengono gestite da remoto e, quando è necessario un intervento fisico, viene coordinata direttamente l’uscita di un tecnico.
Per una realtà articolata e distribuita sul territorio come l’Opera Don Orione, questo si traduce in un vantaggio concreto: meno tempo dedicato a capire chi debba occuparsi di un problema, meno interlocutori da coordinare e una gestione più uniforme del servizio.
Meno tempo sulle stampanti, più tempo sull’IT
“Affidare ad Aaron la gestione del servizio di stampa ci ha sollevato da molte attività operative e dalle problematiche tecniche che quotidianamente potevano presentarsi nelle diverse strutture dell’Opera Don Orione. Avere un unico interlocutore, in grado di gestire direttamente le necessità delle sedi, ci permette di dedicare meno tempo alle stampanti e di concentrarci maggiormente sulle attività IT più strategiche e importanti per l’organizzazione.”
Luca Fabbri, Responsabile IT dell’Opera Don Orione
È un beneficio che va oltre la singola stampante che funziona. Per una funzione IT centrale chiamata a supervisionare numerose sedi, poter contare su un interlocutore unico e affidabile significa ridurre il tempo dedicato al coordinamento operativo e poter concentrare maggiormente competenze e risorse sulle attività che richiedono attenzione, progettualità e visione d’insieme.
Dalla stampa all’informatica
Nel corso degli anni la collaborazione si è progressivamente ampliata. Alla gestione delle stampanti si è aggiunta anche la fornitura di PC e materiale informatico, un’evoluzione naturale del rapporto dopo aver consolidato nel tempo fiducia e conoscenza reciproca.
Per noi di Aaron è questo il significato della tecnologia gestita: semplificare il lavoro delle persone, ridurre il carico operativo e permettere alle competenze interne di concentrarsi sulle attività a maggior valore.
In un’organizzazione articolata come l’Opera Don Orione, con numerose sedi e referenti da coordinare, il tempo recuperato nella gestione quotidiana può così essere reinvestito dove serve davvero.
Ringraziamo Luca Fabbri e Riccardo Spartano per la fiducia costruita in questi anni e per aver condiviso con noi la loro esperienza.
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