In quasi ogni ufficio c’è un foglio attaccato con lo scotch sopra la stampante. Dice qualcosa come “Prima di stampare, pensa all’ambiente”. Di solito è ingiallito, un angolo si è staccato, e nessuno lo legge da anni.
Quel foglio racconta bene il limite di un certo approccio: affidare la riduzione degli sprechi alla buona volontà delle persone. Le persone hanno scadenze, clienti al telefono e una pratica da chiudere entro le sei. Hanno ragione a pensare al lavoro e non al vassoio della carta.
La stampa gestita parte da un’idea diversa. Lo spreco non si combatte con i promemoria, si previene con la configurazione giusta.
Lo spreco non è un vizio, è un’impostazione
Quando in un ufficio si stampa troppo, raramente la causa è la disattenzione. Più spesso il sistema rende lo spreco la strada più comoda: la stampante stampa su un solo lato perché nessuno ha cambiato l’impostazione di fabbrica, il colore è attivo per chiunque e per qualunque documento, le stampanti personali sulle scrivanie restano accese tutto il giorno per tre fogli.
Nessuna di queste situazioni richiede una campagna di sensibilizzazione. Richiede qualcuno che guardi come sono configurati i dispositivi e li imposti in modo coerente con il lavoro reale dell’azienda. È un intervento tecnico, e proprio per questo non chiede sacrifici a chi lavora.
Il fronte-retro come scelta predefinita
L’esempio più semplice è anche il più efficace. Se il driver di stampa propone il fronte-retro come impostazione di partenza, chi stampa non deve fare nulla di diverso da prima. Chi ha davvero bisogno di un documento su un solo lato, per esempio un modulo da firmare o una pagina da archiviare in un certo modo, può sempre cambiarla con un clic.
La differenza è tutta qui: si inverte l’onere della scelta. Prima serviva uno sforzo per risparmiare carta, ora serve uno sforzo per consumarne di più. E lo sforzo, come noto, è una risorsa che nessuno spende volentieri.
Le stampe dimenticate nel vassoio
Chiunque abbia lavorato in un ufficio condiviso conosce la scena: pile di fogli abbandonate vicino alla multifunzione, documenti lanciati in stampa e mai ritirati, a volte contenenti dati che non dovrebbero restare lì in vista.
Soluzioni come PaperCut risolvono il problema con la stampa sicura. Il documento non esce subito: resta in coda finché l’utente non si identifica sul dispositivo, con un badge o un codice. Se nessuno lo ritira entro un tempo stabilito, la coda si svuota da sola.
Per chi lavora il gesto cambia pochissimo, perché basta avvicinare il badge. Il vantaggio però è doppio: meno carta stampata per niente e più riservatezza sui documenti, un tema che per studi professionali e uffici amministrativi pesa almeno quanto il costo del toner.
Meno dispositivi, posizionati meglio
In molte aziende il parco stampanti cresce per stratificazione. Un reparto chiede una stampante in più, un responsabile preferisce averne una sulla scrivania, un vecchio modello resta in servizio perché “funziona ancora”. Il risultato è un numero di dispositivi superiore a quello necessario, ognuno con i suoi consumabili, i suoi consumi elettrici e i suoi interventi di manutenzione.
Sul fronte energetico la normativa europea ha già fatto la sua parte. Il Regolamento (UE) 2023/826 si applica dal 9 maggio 2025 e ha abrogato il precedente regolamento (CE) n. 1275/2008, fissando le specifiche di progettazione ecocompatibile per il consumo di energia nei modi spento, stand-by e stand-by in rete delle apparecchiature da ufficio. I dispositivi moderni, insomma, nascono efficienti. CertificoEUR-Lex
Ma un dispositivo efficiente moltiplicato per un numero eccessivo di postazioni resta uno spreco. Consolidare il parco, sostituendo più stampanti personali con una multifunzione di reparto ben posizionata, riduce i consumi complessivi più di qualunque singola impostazione. Anche i tempi di passaggio in modalità di risparmio energetico vanno tarati sull’uso reale: un dispositivo che resta a lungo pronto a stampare in un ufficio vuoto non serve a nessuno.
Il colore quando serve davvero
La stampa a colori ha un costo per pagina sensibilmente più alto del bianco e nero. Non si tratta di vietarla: una proposta commerciale, una presentazione per il cliente, un documento tecnico con grafici meritano il colore.
Con un software di gestione si può decidere chi può stampare a colori, su quali dispositivi, o impostare il bianco e nero come opzione predefinita per le stampe di lavoro interne. Anche qui chi ha bisogno del colore lo ottiene, e chi stampa una bozza da rileggere non consuma toner ciano senza accorgersene.
Misurare prima di intervenire
Nessuna di queste scelte ha senso se fatta a occhio. Il primo passo di un progetto di stampa gestita è sapere cosa succede davvero: quanti dispositivi ci sono, quanto stampa ciascuno, in quali orari, con quale rapporto tra colore e bianco e nero.
In Aarontech usiamo MPS Monitor per controllare le periferiche distribuite presso i clienti. I dati arrivano in modo continuo e si possono aggregare per sede, reparto o centro di costo. È uno strumento prezioso, ma i numeri da soli non bastano.
Un reparto che stampa molto può avere un processo inefficiente, oppure può semplicemente avere un lavoro che richiede la carta, magari per obblighi di archiviazione o per esigenze dei clienti. Distinguere un caso dall’altro richiede di parlare con le persone, capire come lavorano, conoscere il settore. Il software misura; la lettura del contesto resta un lavoro umano, e fa la differenza tra un’ottimizzazione che funziona e una che crea attriti.
Un riferimento utile anche per le aziende private
Per la pubblica amministrazione esistono criteri precisi. Il DM 17 ottobre 2019, pubblicato in G.U. n. 261 del 7 novembre 2019, ha adottato i Criteri Ambientali Minimi per la stampa gestita, il noleggio e l’acquisto di stampanti e multifunzione per ufficio. Lo stesso decreto descrive la stampa gestita come un servizio finalizzato all’ottimizzazione dei processi di stampa mediante la riduzione e razionalizzazione del numero di stampe e copie e il corretto dimensionamento dei dispositivi. MaseCertifico
Per un’azienda privata i CAM non sono obbligatori. Restano però una buona lista di controllo, scritta da chi ha dovuto definire cosa significhi, in concreto, gestire la stampa in modo responsabile.
Cosa cambia per chi lavora
Probabilmente la risposta più interessante è: quasi niente. Le persone continuano a stampare quando serve, dal proprio computer, sulla stessa rete. Cambiano le impostazioni di partenza, il numero e la posizione dei dispositivi, la visibilità sui consumi.
È il tipo di cambiamento che preferiamo: la tecnologia lavora in silenzio, le persone continuano a fare il loro lavoro. Nessun foglio attaccato con lo scotch, nessuna circolare sul risparmio della carta.
Se vuoi capire quanto e dove si stampa nella tua azienda, possiamo partire da un’analisi del parco installato. Senza impegno e, promesso, senza promemoria da appendere in ufficio.
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