Tutto sul noleggio di stampanti professionali

Il noleggio di stampanti professionali è una soluzione sempre più adottata dalle aziende, non solo a Milano, dove per restare competitivi sul mercato diventa necessario avere a disposizione sempre l’ultima tecnologia, senza indebitarsi…

Ma anche in tutta la Lombardia e nel resto delle regioni italiane.

Con il noleggio, infatti, l’azienda può utilizzare stampanti e multifunzione professionali senza acquistare direttamente il dispositivo. Il costo viene distribuito in un canone periodico e, nei contratti più completi, possono essere inclusi assistenza tecnica, manutenzione, toner, monitoraggio dei consumi e gestione automatica dei materiali.

Tuttavia, prima di procedere al noleggio ci sono alcuni aspetti chiave da valutare per evitare brutte sorprese. Vediamo quindi come funziona il noleggio di stampanti professionali e a cosa prestare attenzione.

Come funziona il noleggio di stampanti professionali

Il noleggio di stampanti professionali permette all’azienda di usare una macchina da ufficio, come una stampante laser, una multifunzione A4 o A3, una stampante a colori o una monocromatica, nuova o ricondizionata, pagando un canone per un periodo stabilito.

Il canone può essere strutturato in due modi differenti:

• Quota fissa, in questo caso il costo del noleggio è quello della macchina in sé e varia in base al modello scelto.
• Quota variabile, che tiene conto del costo per ogni singola pagina stampata e spesso varia in base a copia a colore o bianco e nero.

La durata del noleggio, invece, varia in base al contratto e al tipo di soluzione scelta.

In generale, per il noleggio a lungo termine si considera una tempistica compresa tra i 24 e i 60 mesi, sufficiente a usufruire appieno della macchina e sostituirla con un nuovo noleggio prima che la sua tecnologia diventi obsoleta.

Per il noleggio a breve termine, invece, il canone generalmente viene valutato in ottica giornaliera o settimanale.

Inoltre, il noleggio può includere anche il monitoraggio da remoto. In pratica, la stampante viene controllata tramite un apposito software in modo da verificare consumi, stato dei toner, eventuali errori e contatori. Questo permette di organizzare meglio l’assistenza e ricevere i consumabili prima che finiscano, evitando perdite di tempo e rallentamenti in ufficio.

Noleggio stampanti professionali: quali sono i vantaggi?

Come abbiamo visto, il noleggio di stampanti professionali è una soluzione pratica per aziende e professionisti che vogliono gestire la stampa senza complicazioni inutili.

I principali vantaggi di questa scelta sono:

• Economico: non serve sostenere un investimento iniziale importante per acquistare il macchinario. L’azienda evita di bloccare capitale e può gestire la spesa attraverso un canone fisso, più facile da controllare e da inserire nei costi ordinari.
• Operativo: manutenzione, assistenza tecnica, riparazioni in caso di guasto e sostituzione delle parti usurate possono essere incluse nel servizio. Questo riduce i fermi macchina, evita urgenze improvvise e permette all’ufficio di lavorare con maggiore continuità. Inoltre, in alcuni contratti è prevista anche la fornitura di toner e cartucce. In questo modo l’azienda non deve gestire scorte interne, ordini dell’ultimo minuto o magazzini improvvisati.
• Tecnologico: il noleggio aiuta a evitare il problema dell’obsolescenza. Alla scadenza del contratto, è possibile valutare stampanti multifunzione più moderne, performanti e adatte alle nuove esigenze dell’ufficio.
• Fiscale: i canoni di noleggio possono rappresentare un costo deducibile ai fini IRES e IRAP. Anche l’IVA può essere detraibile secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Tuttavia, per ottenere realmente questi vantaggi è sempre opportuno valutare alcuni aspetti critici prima di scegliere la stampante e firmare il contratto di noleggio.

Noleggio stampanti professionali: quali aspetti valutare

Di norma, prima di scegliere una stampante a noleggio, è necessario valutare alcuni aspetti pratici come:

• quante pagine vengono stampate ogni mese;
• quante persone useranno la macchina;
• se serve il colore o basta il bianco e nero;
• se è necessario il formato A3 o è sufficiente l’A4;
• se servono funzioni di copia, scansione e invio digitale dei documenti;
• se l’ufficio ha bisogno di una sola stampante o di più dispositivi distribuiti.

Questa fase, spesso gestita internamente e poco supportata dalle aziende che offrono il noleggio, è estremamente importante perché evita due errori molto comuni: scegliere una macchina troppo piccola, che rallenta il lavoro, oppure una stampante sovradimensionata, che costa più del necessario e non apporta alcun beneficio in ufficio.

Inoltre, prima di firmare un contratto, conviene controllare sempre:

• cosa è incluso nel canone;
• se i toner sono compresi;
• quali interventi di assistenza sono coperti e quali sono i tempi di intervento;
• cosa succede se si superano le copie incluse in caso di quota variabile;
• cosa succede alla scadenza del contratto.

Queste domande non sono solo dettagli. Sono ciò che distingue un noleggio utile da un contratto che sembra conveniente ma poi si trasforma in tutt’altro.

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Una stampante professionale deve fare una cosa molto semplice: supportare il lavoro senza farsi notare troppo. Deve stampare quando serve, scansionare senza complicazioni, restare disponibile e non diventare un tema da seguire ogni settimana.

Con Aaron Technology, il noleggio di stampanti professionali è pensato per rendere la stampa esattamente questo, qualcosa di semplice da gestire che non aggiunga problemi all’ufficio.

La nostra offerta è sempre trasparente e include stampanti A4, multifunzione A3, soluzioni a colori o in bianco e nero sia nuove che ricondizionate; il nostro servizio punta su assistenza garantita con un tempo medio di intervento di meno di 4 ore, monitoraggio automatico dei problemi della stampante, riordino automatico dei toner e dei consumabili vari e formazione del personale, per poter cominciare subito ad usufruire della stampante al 100% e senza perderci la testa (e una quantità spropositata di tempo).

In più non ti lasciamo solo durante la scelta della tua stampante: ti aiutiamo a valutare quale modello fa più al caso tuo per offrirti sempre la soluzione giusta per la tua azienda! 

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